DispatchFlow et automatisation logistique sur Sapphire

Dans la distribution et les livraisons régulières, le problème se limite rarement à la construction d’un itinéraire. Le plan commercial se trouve dans un tableur, la liste des points de vente dans un autre référentiel, le chauffeur reçoit ses tâches par messages, le réalisé est saisi après le service et le responsable découvre les écarts trop tard. DispatchFlow réunit ces étapes dans un processus numérique unique basé sur Sapphire.

DispatchFlow est une solution sectorielle connectable, et non une composante obligatoire de la livraison de base de la plateforme. Elle peut être déployée lorsque l’entreprise a besoin de tournées, de livraisons par point, de quantités planifiées, de retours, de documents et de rapports de gestion réguliers. Le module utilise les capacités communes de Sapphire : identité, accès par rôle, interfaces d’administration, localisation et outils d’IA gérés.

Un modèle opérationnel commun

La solution s’appuie sur les référentiels de produits, de points de vente, de tournées et d’équipes. Au lieu de recopier plusieurs fois les mêmes listes, le répartiteur travaille avec des entités cohérentes. Pour une géographie récurrente, il peut créer des modèles de tournée comportant des points ordonnés et un chauffeur affecté, puis les réutiliser lors de la préparation du plan pour une date précise.

Le planificateur compose les trajets, inclut les points nécessaires, affecte les responsables et définit les quantités par produit. Pour un plan volumineux, une surface tabulaire présente toute la matrice « point-produit ». Seules les valeurs modifiées sont enregistrées et le contrôle de version évite un écrasement silencieux lorsque deux collaborateurs modifient simultanément le même plan.

Les données provenant d’anciens tableurs peuvent être transférées vers l’environnement structuré après vérification et normalisation. Cet aspect est important pour le déploiement : l’organisation ne part pas d’un système vide, sans pour autant transformer l’ancien fichier en source de vérité cachée et permanente. Une fois le transfert effectué, le plan suit les étapes normales de contrôle et de publication.

Brouillon, publication et exécution

Tant que le plan reste à l’état de brouillon, le répartiteur peut ajuster la composition des tournées, les points et les quantités. Après publication, son contenu est fixé pour l’exécution. Si une restructuration importante s’impose, la date repasse en mode de préparation ; les modifications sont vérifiées puis publiées à nouveau. Cette séparation protège le chauffeur contre une tâche qui changerait en arrière-plan sans statut clair.

Le chauffeur travaille dans un espace restreint et ne voit que les tournées publiées qui lui sont affectées. La tournée présente l’ordre des points, les positions planifiées, les champs de saisie du réalisé, les retours et les documents associés. L’accès direct à un identifiant appartenant à un autre chauffeur n’élargit pas le périmètre : celui-ci est déterminé par le compte et par l’affectation enregistrée dans le système.

Sur le point de livraison, le collaborateur saisit la quantité réellement livrée ainsi que le retour, puis termine l’étape. La tournée ne peut être clôturée qu’après les contrôles prévus. Les statuts de la tournée, des arrêts, du plan et des documents restent coordonnés. Le responsable obtient donc un état structuré du processus, plutôt qu’un commentaire subjectif indiquant que « la tournée est presque terminée ».

Documents et traçabilité

DispatchFlow produit des documents à partir des données d’exécution, leur attribue des numéros stables et conserve l’identité de la personne qui les a générés ainsi que la date. La présentation imprimée est localisée et tient compte du sens d’écriture. L’entreprise dispose ainsi d’une base homogène pour délivrer des documents sans recopier manuellement les lignes du plan dans un modèle séparé.

Les actions opérationnelles sont consignées dans un journal. Le responsable peut rechercher des événements et reconstituer la suite des changements : qui a préparé le plan, quand il a été publié, quelle décision a été prise concernant une recommandation et comment l’exécution a évolué. Le journal sert à résoudre les désaccords, mais aussi à améliorer le processus en révélant les corrections manuelles récurrentes et les goulets d’étranglement.

Des rapports pour plusieurs niveaux

Le tableau de travail présente les tournées actives et les principaux résultats d’exécution. Les rapports proposent des filtres, une recherche et un niveau de détail par tournée, point, chauffeur et produit. Le responsable peut rapprocher le plan du réalisé, évaluer les retours, repérer les écarts et passer d’un indicateur agrégé aux opérations d’origine.

Des exports vers des formats tabulaires courants facilitent les échanges avec les processus de gestion habituels. Ils ne remplacent pas le système unifié par une nouvelle copie de fichier : l’export sert de représentation pour l’analyse ou le transfert, tandis que l’état actuel continue d’être conservé dans DispatchFlow.

Des recommandations avec une intervention humaine

Le module peut calculer des propositions de planification à partir de l’historique des plans et du réalisé, ainsi que de facteurs calendaires. Chaque recommandation comprend une justification et une évaluation de confiance. Elle n’est pas appliquée discrètement : le responsable l’accepte, la modifie ou la refuse, puis la version approuvée peut être transférée vers le brouillon.

Cet ordre est essentiel dans l’automatisation B2B. L’IA aide à détecter plus rapidement une tendance et à préparer une décision, mais la responsabilité du plan reste confiée au collaborateur désigné. La décision et l’application de son résultat restent également disponibles pour une analyse ultérieure.

Cas où la solution est particulièrement utile

• L’entreprise livre régulièrement un assortiment à un réseau de points de vente en suivant des tournées récurrentes.
• Le plan, le réalisé et les retours sont aujourd’hui consolidés manuellement à partir de plusieurs feuilles et messages.
• Les chauffeurs ont besoin d’un espace simple et limité, sans accès aux tournées des autres ni aux référentiels administratifs.
• La direction exige une visibilité quotidienne des écarts et un détail jusqu’au point ou au produit concerné.
• L’organisation souhaite introduire les recommandations progressivement tout en conservant une décision obligatoire du responsable.

La valeur principale de DispatchFlow ne tient pas à l’automatisation d’un formulaire isolé, mais à la continuité entre les étapes. Le plan devient une mission, la mission produit un réalisé vérifiable, le réalisé génère des documents et des rapports, et l’historique aide à améliorer le cycle suivant. Grâce à la base modulaire de Sapphire, la solution peut rejoindre l’environnement d’entreprise sans imposer des fonctions logistiques aux projets qui n’en ont pas besoin.