DispatchFlow und Logistikautomatisierung auf Basis von Sapphire

In Distribution und regelmäßiger Zustellung liegt das Problem selten nur in der Planung einer Route. Der Vertriebsplan befindet sich in einer Tabelle, die Liste der Verkaufsstellen in einem anderen Verzeichnis, der Fahrer erhält Aufgaben per Nachricht, Ist-Daten werden nach der Schicht erfasst, und Führungskräfte erkennen Abweichungen zu spät. DispatchFlow verbindet diese Phasen in einem digitalen Prozess auf Basis von Sapphire.

DispatchFlow ist eine zuschaltbare Branchenlösung und kein verpflichtender Bestandteil des Basisumfangs der Plattform. Sie kann dort eingeführt werden, wo das Unternehmen Routen, Lieferungen an Verkaufsstellen, Planmengen, Retouren, Dokumente und regelmäßige Managementberichte benötigt. Das Modul nutzt gemeinsame Funktionen von Sapphire: Identität, rollenbasierten Zugang, Verwaltungsoberflächen, Lokalisierung und kontrollierte KI-Werkzeuge.

Ein einheitliches Betriebsmodell

Die Lösung basiert auf Verzeichnissen für Produkte, Verkaufsstellen, Routen und Teammitglieder. Statt dieselben Listen wiederholt zu kopieren, arbeitet der Disponent mit konsistenten Entitäten. Für wiederkehrende Gebiete lassen sich Routenvorlagen mit geordneten Verkaufsstellen und einer Fahrerzuweisung anlegen und anschließend bei der Planung für ein bestimmtes Datum verwenden.

Der Planer stellt die Touren zusammen, nimmt die benötigten Verkaufsstellen auf, weist Verantwortliche zu und erfasst Produktmengen. Für umfangreiche Pläne steht eine tabellarische Arbeitsfläche mit der gesamten Matrix aus Verkaufsstelle und Produkt zur Verfügung. Gespeichert werden nur geänderte Werte; eine Versionskontrolle verhindert, dass zwei Mitarbeiter bei gleichzeitiger Bearbeitung desselben Plans unbemerkt die Änderungen des jeweils anderen überschreiben.

Daten aus älteren Tabellen können nach Prüfung und Normalisierung in den strukturierten Rahmen übertragen werden. Das ist für die Einführung wichtig: Das Unternehmen beginnt nicht mit einem leeren System, zugleich wird die alte Datei nicht zu einer dauerhaften verborgenen Wahrheitsquelle. Nach der Übernahme durchläuft der Plan die normalen Prüfungs- und Veröffentlichungsphasen.

Entwurf, Veröffentlichung und Ausführung

Solange der Plan ein Entwurf ist, kann der Disponent Routenaufbau, Verkaufsstellen und Mengen anpassen. Nach der Veröffentlichung ist seine Zusammensetzung für die Ausführung festgeschrieben. Ist eine größere Umplanung erforderlich, wird das Datum in den Vorbereitungsmodus zurückgesetzt, die Änderung geprüft und der Plan erneut veröffentlicht. Diese Trennung schützt den Fahrer davor, dass sich ein Auftrag ohne klaren Status im Hintergrund ändert.

Der Fahrer arbeitet in einem fokussierten Arbeitsbereich und sieht ausschließlich die ihm zugewiesenen veröffentlichten Routen. Innerhalb einer Route werden die Reihenfolge der Verkaufsstellen, Planpositionen, Felder zur Erfassung der Ist-Daten, Retouren und zugehörige Dokumente angezeigt. Der direkte Aufruf einer fremden Datensatzkennung erweitert den Zugriff nicht: Der Umfang ergibt sich aus dem Konto und seiner Zuordnung im System.

An der Verkaufsstelle erfasst der Mitarbeiter die tatsächlich gelieferte Menge und Retouren und schließt anschließend den Schritt ab. Eine Route kann nur beendet werden, wenn die vorgesehenen Prüfungen erfüllt sind. Die Statusangaben von Route, Stopps, Plan und Dokumenten sind aufeinander abgestimmt. Führungskräfte erhalten dadurch einen strukturierten Prozesszustand statt der subjektiven Aussage, die Tour sei fast abgeschlossen.

Dokumente und Nachvollziehbarkeit

DispatchFlow erzeugt Dokumente aus den Ausführungsdaten, vergibt stabile Nummern und hält fest, wer sie wann erstellt hat. Die Druckdarstellung ist lokalisiert und berücksichtigt die Textrichtung. Damit entsteht eine Grundlage für eine einheitliche Dokumentausgabe, ohne Planzeilen manuell in eine gesonderte Vorlage zu übertragen.

Betriebliche Handlungen werden in einem Journal erfasst. Führungskräfte können Ereignisse suchen und die Folge der Änderungen nachvollziehen: Wer hat den Plan vorbereitet, wann wurde er veröffentlicht, welche Entscheidung wurde zu einer Empfehlung getroffen und wie hat sich die Ausführung verändert? Das Journal hilft nicht nur bei Streitfällen, sondern auch bei der Prozessverbesserung, weil wiederkehrende manuelle Korrekturen und Engpässe sichtbar werden.

Berichte für verschiedene Führungsebenen

Das Dashboard zeigt aktive Routen und wichtige Ausführungssummen. Berichte unterstützen Filter, Suche und Detailansichten nach Route, Verkaufsstelle, Fahrer und Produkt. Führungskräfte können Plan und Ist vergleichen, Retouren bewerten, Abweichungen erkennen und von einer Kennzahl zu den zugrunde liegenden Vorgängen wechseln.

Für den Austausch mit etablierten Managementprozessen stehen Exporte in verbreiteten Tabellenformaten bereit. Dadurch wird das einheitliche System nicht durch eine weitere Dateikopie ersetzt: Der Export dient als Ansicht für Analyse oder Weitergabe, während der aktuelle Zustand in DispatchFlow verbleibt.

Empfehlungen mit dem Menschen im Entscheidungsprozess

Das Modul kann Planungsvorschläge aus gesammelten Plan- und Ist-Daten sowie Kalenderfaktoren berechnen. Jede Empfehlung enthält eine Begründung und eine Einschätzung der Sicherheit. Sie wird nicht unbemerkt angewendet: Ein Manager nimmt den Vorschlag an, bearbeitet oder verwirft ihn; anschließend kann die freigegebene Variante in den Entwurf übernommen werden.

Dieser Ablauf ist für B2B-Automatisierung grundlegend. KI hilft, Muster schneller zu erkennen und eine Entscheidung vorzubereiten, doch die Verantwortung für den Plan bleibt beim zuständigen Mitarbeiter. Auch die Entscheidung und ihre Anwendung stehen für eine spätere Analyse zur Verfügung.

Wann die Lösung besonders nützlich ist

• Das Unternehmen liefert regelmäßig ein Sortiment entlang wiederkehrender Routen an ein Netz von Verkaufsstellen.
• Plan, Ist-Daten und Retouren werden heute manuell aus mehreren Tabellen und Nachrichten zusammengeführt.
• Fahrer benötigen einen einfachen, eingeschränkten Arbeitsbereich ohne Zugriff auf fremde Routen und administrative Verzeichnisse.
• Die Unternehmensleitung braucht eine tägliche Sicht auf Abweichungen und Details bis zur einzelnen Verkaufsstelle oder zum Produkt.
• Das Unternehmen möchte Empfehlungen schrittweise einführen und die verbindliche Entscheidung des Managers beibehalten.

Der zentrale Wert von DispatchFlow liegt nicht in der Automatisierung eines einzelnen Formulars, sondern in der durchgängigen Verbindung der Phasen. Der Plan wird zum Auftrag, der Auftrag zu einem überprüfbaren Ist-Ergebnis, das Ergebnis erzeugt Dokumente und Berichte, und die Historie hilft, den nächsten Zyklus zu verbessern. Dank der modularen Basis von Sapphire lässt sich die Lösung in die Unternehmensumgebung aufnehmen, ohne Logistikfunktionen für Projekte vorzuschreiben, die sie nicht benötigen.